Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
| Sürüm | retention-v1 |
|---|---|
| Durum | Taslak |
| Son güncelleme | 8 Kasım 2026 |
| Dayanak | KVKK md. 7; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (RG 28.10.2017, 30224) |
1. Amaç ve kapsam
1.1. Bu politika, [ŞİRKET UNVANI] ("Stampul") tarafından işlenen kişisel verilerin ne kadar süre saklanacağını ve süre sonunda nasıl silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini belirler.
1.2. Politika hem Stampul'un veri sorumlusu olarak işlediği verileri (işletme hesapları, faturalar, site ziyaretçileri) hem de veri işleyen olarak işletmeler adına işlediği Müşteri kart verilerini kapsar. İkinci gruptaki süreler, Veri İşleme Sözleşmesi (dpa-v1) uyarınca işletmelerin talimatı sayılır.
1.3. ⚖️ Yönetmelik md. 5 uyarınca bu politika VERBIS'e kayıt yükümlüsü veri sorumluları için zorunludur. Stampul'un VERBIS istisnası kapsamında olup olmadığı (Kurul kararları 2018/87, 2023/1154, 2025/1572) her yıl yeniden değerlendirilmelidir.
2. Tanımlar
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
- Anonim hale getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi.
- Periyodik imha: Saklama süresi dolan verilerin bu politikadaki aralıklarla resen imhası.
3. Kayıt ortamları
- Üretim veritabanı (PostgreSQL) ve önbellek (Redis), barındırma sağlayıcısında (bkz.
dpa-v1Ek 2). - Şifreli günlük yedekler.
- Sunucu ve uygulama kayıtları (log).
- Apple Cüzdan ve web kartı (Müşterinin cihazında; Stampul bunları uzaktan silemez, yalnızca kartı geçersiz kılar).
- E-posta kutuları ve muhasebe kayıtları (e-Fatura entegratörü, mali müşavir).
4. Saklama süreleri
| Veri | Sorumlu | Saklama süresi | Dayanak | Süre sonunda |
|---|---|---|---|---|
| Müşteri kartı: ad, telefon, cihaz kimlikleri | İşletme (Stampul işleyen) | Kart aktif olduğu sürece; son işlemden itibaren 24 ay hareketsizlikte veya müşteri kartı sildiğinde | KVKK md. 4/2-d (amaçla sınırlı süre) | Silme; pul geçmişi anonim hale getirilir |
Pul, ödül, geri alma kayıtları (card_events) | İşletme | Kartla birlikte; kart silindiğinde anonim istatistik olarak kalır | md. 4/2-d; md. 28/1-ç | Anonimleştirme |
| Kampanya onayı ve ret kayıtları | İşletme | Onayın sona ermesinden itibaren 3 yıl | 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim Yönetmeliği ⚖️ | Silme |
| Gönderilen kampanya mesajı kayıtları | İşletme | 3 yıl | Aynı ⚖️ | Silme |
| İşletme hesabı ve sözleşme kayıtları (onaylanan metin sürümleri dahil) | Stampul | Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK md. 146 (zamanaşımı) | Silme |
| Fatura, ödeme işlem ve muhasebe kayıtları | Stampul | İlgili yılın sonundan itibaren 10 yıl | TTK md. 82; VUK md. 253 (5 yıl) | Yok etme |
| Personel işlem kayıtları (hangi personel hangi pulu işledi) | İşletme | Kartla birlikte; personel hesabı silinince ad anonimleştirilir | md. 5/2-f | Anonimleştirme |
| Sunucu erişim kayıtları (IP, zaman) | Stampul | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik (yer sağlayıcı için 1–2 yıl) ⚖️ | Silme |
| Uygulama hata kayıtları | Stampul | 90 gün | md. 5/2-f | Silme |
| Demo ve bilgi talepleri (müşteriye dönüşmeyen) | Stampul | 1 yıl | md. 5/2-f | Silme |
| Destek yazışmaları | Stampul | Sözleşme sona erdikten sonra 2 yıl | md. 5/2-f | Silme |
| Yedekler | Her ikisi | 35 gün döngüyle üzerine yazılır | — | Yok etme (şifreli ortamın döngüsel silinmesi) |
| Hesap kapatıldığında Müşteri verileri | İşletme | Dışa aktarma için 30 gün, sonra silme | dpa-v1 md. 8 | Silme; yedeklerden 35 gün içinde |
5. İmha yöntemleri
- Veritabanı: kaydın kalıcı olarak silinmesi (
DELETEve ardından olağanVACUUM) veya kişisel alanların boşaltılıp kaydın anonim bir kimlikle bırakılması. - Anonimleştirme: ad, telefon ve cihaz kimlikleri silinir; pul kayıtlarında yalnızca işletme, şube, tarih (gün düzeyinde) ve olay türü kalır. Küçük gruplarda kişinin tekrar belirlenmesini önlemek için raporlar en az 5 kartlık gruplarla gösterilir. ⚖️
- Yedekler: şifreli yedekler 35 günlük döngüyle silinir; geri yükleme yapılırsa silinmiş kayıtlar yeniden silinir.
- Kayıtlar (log): süre dolunca otomatik döndürme ve silme.
- Kâğıt: Stampul kâğıt ortamda kişisel veri tutmaz; tutulursa kâğıt imha makinesiyle yok edilir.
6. Periyodik imha
6.1. Saklama süresi dolan veriler 6 ayda bir (Ocak ve Temmuz aylarında) periyodik imhaya tabi tutulur (Yönetmelik md. 11: en fazla 6 ay). Müşteri kartı hareketsizlik silmesi ise günlük çalışan otomatik bir işle yapılır.
6.2. Her periyodik imhada; tarih, imha edilen veri türleri, kayıt sayısı ve yöntem bir tutanağa yazılır ve tutanak en az 3 yıl saklanır (Yönetmelik md. 7/3).
7. Talep üzerine silme
7.1. İlgili kişi KVKK md. 7 uyarınca silme talep ettiğinde, işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa veri en geç 30 gün içinde silinir ve ilgili kişiye bilgi verilir (Yönetmelik md. 12). ⚖️
7.2. Müşteri kartlarında "Kartımı sil" bağlantısı veriyi anında siler (kampanya onayı kayıtları ispat amacıyla 4. bölümdeki süre boyunca ayrı tutulur).
8. Görev dağılımı
| Görev | Sorumlu |
|---|---|
| Politikanın güncel tutulması, yıllık gözden geçirme | Kurucu / [sorumlu kişi] |
| Otomatik silme işlerinin çalışması ve izlenmesi | Teknik ekip |
| Periyodik imha tutanağı | Teknik ekip |
| İlgili kişi başvuruları | Kurucu / [sorumlu kişi] |
9. Yürürlük ve güncelleme
Politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve en az yılda bir gözden geçirilir. Değişiklikler yeni sürüm numarasıyla yayımlanır.